Описание проекта разработки и внедрения подсистемы «Согласование» системы электронного документооборота ООО «БСХ Бытовые приборы».

Проект выполнялся партнером DocsVision, петербургской компанией

ООО «ПетроМС».

27.03.2012

Цели и задачи

Цель проекта – повышение прозрачности и скорости процесса согласования контрактов.

Описание решения

Основные принципы, реализованные в решении:

1. Лаконичность интерфейса.

2. Автоматические проверки вводимых пользователем данных.

3. Автоматическое заполнение некоторых полей (расчет значений, значения по умолчанию).

4. Автоматизация процессов, выполняемых с документом. Например, создание карточки согласования с автоматически заполненными полями и списком согласующих лиц кнопкой из карточки документа.

5. Исключение человеческого фактора. Все процессы, которые не требуют участия человека, по возможности автоматизировались скриптами в карточках и бизнес-процессами DocsVision.

6. Использование уже существующего решения. Новый функционал не должен «сломать» находящееся в промышленной эксплуатации решение, разработанное другим партнером.

В настоящий момент автоматизированы функции:

1. Регистрация карточки контракта (доп. соглашения, дополнения) – было реализовано на момент начала работ. Процесс усовершенствован в части удобства и разграничения прав пользователей.

2. Создание и запуск согласования. Карточка согласования с автоматически заполняемым по некоторым правилам списком согласующих лиц создается нажатием кнопки из карточки контракта. Требуется только добавить файлы и запустить процесс согласования.

3. Процесс согласования реализован на базе стандартного процесса согласований DocsVision.

4. Формирование листа согласования (отчета по согласованию) из карточки контракта (или дополнительного соглашения). Отчет, помимо данных о ходе согласования включает в себя данные по контракту для удобства ознакомления и подписания договора директором.

5. Автоматическое согласование (с соответствующим комментарием) документов в случае, когда сотрудник задерживает процесс дольше установленного срока.

6. Напоминания по электронной почте о согласованиях, срок по которым истекает.

7. Напоминания по электронной почте о некоторых видах сроков по карточкам контрактов, ответственным за контракты.

Задачи, решение которых запланировано на ближайшее будущее:

1. Самостоятельная смена статуса (Активен/Не активен) сотрудником, а также выбор списка заместителей. Без прямого доступа к справочнику сотрудников, через специальную карточку.

2. Формирование отчетов по процессу согласования.

Ход проекта

Проект был начат в октябре 2011 года.

На настоящий момент (март 2012) система вводится в промышленную эксплуатацию. Задержка ввода системы связана с переходом организации на Windows 7.

Сопровождает систему ООО «ПетроМС».

Количество пользователей – около 25.

Отзыв Заказчика

Автоматизация процесса согласования контрактов сильно востребована в нашей организации. Проект по разработке подсистемы "Согласования" на базе платформы DocsVision, осуществленный нами вместе с партнером DocsVision - компанией ПетроМС, находится в опытной эксплуатации. Уже сейчас можно сказать, что скорость согласования сильно возрастет после полного перевода согласований в систему в ближайшее время.

Александр Бухаленков

Junior Specialist at STP/OP Dept. at OOO "BSH Bytowije Pribory"