Описание проекта разработки и внедрения системы электронного документооборота КИТ Финанс Инвестиционный банк (ОАО).

Проект выполнялся партнером DocsVision, петербургской компанией

ООО «ПетроМС».

27.03.2012

Цели и задачи

Цель проекта – повышение прозрачности, скорости и качества выполнения следующих процессов:

1. Процессы делопроизводства

1.1. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, доведение документов до получателей.

1.2. Поиск документов.

1.3. Наложение резолюций, получение документов исполнителями.

1.4. Регистрация и учет внутренней пересылки документов (между Главным офисом и 80-ю отделениями Банка в различных городах).

1.5. Регистрация внутренних документов (ОРД, договоры).

1.6. Организация общедоступного справочника нормативных документов.

1.7. Управление архивом (учет дел, ведение номенклатуры дел, запрос и выдача дел, возврат дел, сопровождение внеофисного хранения дел, формирование списка дел к выбытию и т.д.).

1.8. Согласование документов.

2. Работа с клиентами

2.1. Регистрация заявлений от клиентов во всех отделениях Банка.

2.2. Обработка заявлений в Головном офисе Банка.

2.3. Отправка ответов Банка в отделения для передачи клиентам.

3. Работа с ипотечными кредитами

3.1. Ведение базы клиентов Банка.

3.2. Сопровождение процесса выявления кредитов с просроченными платежами.

3.3. Сопровождение процессов досудебного и судебного делопроизводства.

3.4. Сопровождение процессов реализации недвижимого имущества, поставленного на баланс Банка в результате судебного решения.

3.5. Сопровождение процессов хранения и выдачи закладных по кредитам.

4. Отчеты

4.1. Формирование отчетов по всем блокам.

Описание решения

Основные принципы, реализованные в решении:

1. Для автоматизации логически замкнутых частей бизнес-процессов разрабатывались отдельные виды документов. Это позволило для каждой процедуры, выполняемой пользователем, обеспечить:

1.1. Лаконичность интерфейса.

1.2. Автоматические проверки вводимых пользователем данных.

1.3. Автоматическое заполнение некоторых полей (расчет значений, значения по умолчанию).

1.4. Автоматизацию процессов, выполняемых с документом. Например, отправка документа исполнителю (кнопкой), создание нового документа (исковое заявление из кредитного досье – тоже кнопкой) и т.д.

2. Максимально исключался человеческий фактор. Все процессы, которые не требовали участия человека, по возможности автоматизировались скриптами в карточках, сервисами операционной системы и бизнес-процессами DocsVision.

3. Для обработки больших наборов карточек были разработаны инструменты, позволяющие исключить многократное повторение однообразных операций с карточками.

4. Интеграция с другими информационными системами Банка, полная автоматизация информационного обмена между ними.

Использованные технологии:

1. Платформа DocsVision 4.1 – основа решения.

2. Syntellect UltraViews – формирование отчетов.

3. SharePoint Services 3.0 – решение для Архива.

4. ASP.NET – справочник нормативной документации из DocsVision для всех сотрудников Банка.

5. Windows Forms – альтернативный пользовательский интерфейс для участников согласования.

Ход проекта

Проект был начат в июле 2008 году с автоматизации процессов делопроизводства: регистрации входящих и исходящих документов.

К декабрю 2008 года все входящие и исходящие документы, а также переписка в рамках документооборота между отделениями и офисами Банка регистрировались только в системе DocsVision. Кроме того, были автоматизированы процессы наложения резолюций и доведения электронной версии документа до исполнителя. Был так же готов к демонстрации прототип системы управления Архивом.

В связи с кризисом 2008 года, в 2009-м году работы финансировались очень слабо. Был доведен до приемки в эксплуатацию модуль «Архив». Осуществлялось сопровождение внедренной системы. Также были доработаны процессы регистрации и учета внутренних документов (ОРД и договоров). Была разработана справочная система по нормативным документам.

Несмотря на отсутствие масштабных разработок, система развивалась (сама!) внутри Банка. Новые подразделения требовали подключение к DocsVision, и получив его переходили на работу в электронном виде практически без посторонней помощи.

К концу 2009-го года распространение DocsVision в Банке достигло критической точки, в которой потребовалось подключение большого количества подразделений и максимальная автоматизация их бизнес-процессов.

Начиная с конца 2009-го и весь 2010-й год, последовательно разрабатывались и внедрялись следующие блоки:

1. Учет кредитных досье по просроченным кредитам, формирование по ним исковых заявлений.

2. Сопровождение процесса искового делопроизводства.

3. Работа с клиентами (прием и обработка заявлений).

4. Регистрация и учет судебных решений.

5. Сопровождение процесса продаж недвижимого имущества.

6. Обеспечение взаимодействия Банка с Сервисными Агентами по сопровождению кредитов и работе с клиентами.

7. Сопровождение процессов работы с Закладными.

По всем блокам, а так же по предыдущим разработкам были разработаны десятки отчетов (в модуле Syntellect UltraViews).

С расширением функционала система электронного документооборота стала одной из основных информационных бизнес-систем Банка, агрегирующей в себя данные о состоянии практически всех ключевых процессов.

В середине 2010-го года было принято решение о переносе процессов согласования в DocsVision. Для удобства пользователей и упрощения процесса обучения, был разработан новый альтернативный пользовательский интерфейс к системе DocsVision, включающий в себя только функцию согласования документов. Проект по разработке и внедрению системы согласования стартовал в начале лета 2010 года, и уже к середине осени все документы согласовывались только в DocsVision с параллельным использованием сотрудниками традиционного и нового интерфейсов.

Резюме

Система электронного документооборота на платформе DocsVision в банке КИТ Финанс развивалась высокими темпами за счет инициативы его сотрудников.

В обычном проекте внедрения существуют моменты, когда приходится подталкивать Заказчика к расширению системы и стимулировать сотрудников начать ей пользоваться. В Банке КИТ Финанс таких моментов не было. Часто сотрудники начинали пользоваться альфа-версией решения еще до того, как разработчик давал на это добро. Такие моменты, разумеется, приводили к необходимости дополнительных доработок, с целью исправить ошибки в сотнях внезапно зарегистрированных карточек, но в целом такая инициатива приводила к динамичной, качественной и нескучной разработке.

Март 2011 года можно считать официальным завершением проекта.

Автоматизированы все ключевые бизнес-процессы Банка.

Количество пользователей – около 500.

Отзыв Заказчика

Проект внедрения СЭД DocsVision был одним из самых сложных и интересных проектов в ИТ, с которыми нам пришлось иметь дело за последние несколько лет. Потребность в подобной системе была так высока, что даже в момент кризиса этот проект (в отличие от всех остальных) не был остановлен.

Заказчиками и постановщиками задачи в разное время выступали разные подразделения Банка, но мне, совместно с ПетроМС удалось выдержать общую линию развития. Сейчас DocsVision в Банке – это цельный, качественный и открытый для расширения продукт.

Наталия Рожкова

Начальник Управления административного обеспечения